Благодаря имеющемуся функционалу почтового клиента от компании майкрософт в письмах есть возможность вставлять заранее подготовленные подписи. Однако, со временем могут возникнуть такие ситуации, как необходимость изменить подпись в Outlook. И в этой инструкции мы рассмотрим каким образом можно редактировать и настраивать подписи.
В данной инструкции предполагается, что у вас уже есть несколько подписей, поэтому сразу же перейдем к делу.
Получить доступ к настройкам всех подписей можно выполнив следующие действия:
1. Перейти в меню «Файл»
2. Открыть раздел «Параметры»
3. В окне параметров Outlook открыть вкладку «Почта»
Теперь остается только кликнуть по кнопке «Подписи» и мы перейдем в окно создания и редактирования подписей и бланков.
В списке «Выберите подпись для изменения» перечислены все, раннее созданные подписи. Здесь можно удалять, создавать и переименовывать подписи. А для того, чтобы получить доступ к настройке необходимо просто кликнуть по нужной записи.
В нижней части окна отобразится текст самой подписи. Здесь же содержатся и инструменты, которые позволят отформатировать текст.
Для работы с текстом здесь доступны такие настройки как выбор шрифта и его размера, способа начертания и выравнивание.
Более того, здесь можно добавить картинку и вставить ссылку на какой-либо сайт. Также есть возможность прикрепить визитную карточку.
Как только будут произведены все изменения, необходимо кликнуть по кнопке «Ок» и новое оформление будет сохранено.
Также, в этом окне можно настроить выбора подписи по умолчанию. В частности, здесь можно выбрать подпись для новых писем, а также для ответов и пересылки.
Помимо настроек по умолчанию, можно выбирать варианты подписи и вручную. Для этого, в окне создания нового письма достаточно кликнуть по кнопке «Подпись» и в списке выбрать нужный вариант.
Итак, мы с вами рассмотрели, как в аутлуке можно настроить подпись. Руководствуясь этой инструкцией, вы сможете самостоятельно изменять подписи и в более поздних версиях.
Также мы рассмотрели и как поменять подпись в Outlook, эти же действия актуальны и в версиях 2013 и 2016.
Сегодня мы каждый день пользуемся теми или иными почтовыми клиентами. При отправке письма считается хорошим тоном проставлять свою подпись, но если вам необходимо отправлять в день больше 10 писем проставлять подпись к каждому из них довольно долго. К счастью, современные почтовые клиенты имеют возможность прикреплять подпись автоматически к каждому новому письму и Outlook не стал исключением. Как сделать подпись в Аутлуке? Подпись можно настроить меньше чем за пару минут для вашего аккаунта в Outlook. Однако, следует учитывать, что настройки для разных версий Outlook могут немного отличаться.
Совет: По умолчанию во многих почтовых клиентах подпись для ваших писем можно задать сразу же после регистрации во всплывшем окне. В Outlook придётся немного покопаться в настройках, к счастью, современные версии программы имеют очень простое и понятное управление.
Настраиваем подпись в разных версиях Outlook
Для начала настроим подпись в Outlook 2003. Данная версия уже устарела, но всё равно ещё используется некоторыми пользователями. В верхнем меню переходим во вкладку «сервис» и открываем «параметры». В оке параметров ищем раздел «сообщения» и внизу выбираем «выбор подписей для учётной записи», в открывшемся списке выбираем свою учётную запись. После выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим имя подписи и жмём «далее». Теперь можем ввести текст для самой подписи и сохранить его. После сохранения нажимаем «Ок» и «Применить» во всплывающих окнах, перезапускаем программу и теперь к каждому вашему письму прикрепляется подпись.
Теперь разберёмся как настроить подпись в Outlook 2010. Здесь всё уже намного легче, так как интерфейс более простой. Входим в окно редактора письма, для этого нажимаем «создать». В редакторе ищем раздел «подпись» и в выпавшем меню опять выбираем «подпись» и после пункт «изменить подпись». Открывается текстовый редактор для подписей, где вы вводите текст и имя своей подписи, также можно к подписи добавлять изображение и гиперссылки. Нажимаем «Ок» и сохраняем все изменения. Теперь подпись автоматически привязана к вашему аккаунту.
В Outlook 2013 создание подписи тоже не отличается чем-то сложным. Выбираем «файл», переходим в «параметры». В меню параметров слева ищем раздел «почта» и в разделе почта находим «подписи» в правой части. Далее открывается редактор подписи, вы пишите и сохраняете свою подпись.
В этой статье мы покажем, как автоматически создать подпись пользователя в почтовом клиенте Outlook 2010 / 2013 с помощью PowerShell на основе данных из Active Directory. Благодаря описанной методике, можно добиться того, что при первом входе в систему и запуске Outlook у любого нового пользователя домена по единому шаблону автоматически создается подпись с его контактными данными, полученными из Active Directory.
Естественно, для того, чтобы такой скрипт работал корректно, нужно чтобы у всех пользователей в AD были указаны актуальные данные. В данном примере в подписи пользователя мы будем использовать следующие атрибуты Active Directory:
- ФИО пользователя на русском языке (в моем случае эти данные хранятся в атрибуте Description),
- должность (атрибут Title)
- наименование компании (поле Company)
- почтовый индекс, город и адрес (PostalCode, City, StreetAddress)
- телефонный номер (OfficePhone)
- почтовый адрес (Mail)
- адрес сайта (Homepage)
Нам нужно создать 3 файла с шаблонами подписей для Outlook в форматах htm (HTML), rtf (Rich Text) и txt (Plain Text). Дизайн, содержание и внешний вид шаблонов подписей в этих файлах должен соответствовать требованиям к корпоративной почтовой подписи.
Создадим файл signature.htm со следующим html кодом:
С уважением
@DESCRIPTION
Тел.@OFFICEPHONE
@WEBSITE
e-mail:@EMAIL
Содержимое файлов signature
.
rtf
и signature
.
txt
будет таким:
С уважением,
@NAME
@DESCRIPTION
@COMPANY
@POSTALCODE, @CITY, @STREETADDRESS
Тел. @OFFICEPHONE
e-mail:@EMAIL
site:@WEBSITE
В каталоге C :\ Users \ Public \ Downloads создадим папку OutlookSignature , в которой будут хранится шаблоны подписей для Outlook и подписи пользователей компьютера. Внутри каталога C:\Users\Public\Downloads\OutlookSignature создадим подкаталог Templates , в который нужно скопировать три файла с шаблонами подписей (это можно сделать вручную или с помощью предпочтений групповых политик (GPP)).
Создадим новый файл outlooksignature.ps1 со следующим кодом PowerShell (перед каждым блоком кода приведу краткое описание)
Определим набор переменных. В переменной $User содержится имя пользователя, из-под которого запускается скрипт. В остальных переменных пропишем имена и расширения файлов и пути к ним.
$User = $env:UserName
$FileName = "signature"
$FileExtension = "htm","rtf","txt"
$Path = "C:\Users\Public\Downloads"
$PathSignature = "$Path\OutlookSignature"
$PathSignatureTemplates = "$Path\OutlookSignature\Templates"
$PathSignatureUser = "$PathSignature\$User"
$AppSignatures =$env:APPDATA + "\Microsoft\Signatures"
Загрузим модуль PowerShell для работы с AD. Затем с помощью командлета получим значения интересующих нас атрибутов пользователя в Active Directory и сохраним их в объекте $AD_user.
Примечание . Для работы командлета Get-ADUser в Windows 7 на ПК должен быть установлен , и включен компонент Active Directory Module For Windows PowerShell (Control Panel -> Programs and Features -> Turn On/Off Windows Features -> Remote Server Administration Tools -> Role Administration Tools -> AD DS And AD LDS Tools)
Import-module activedirectory
$AD_user = Get-ADUser $User -Properties Title,Company,Description,Fax,HomePage,Mail,OfficePhone,PostalCode,City,StreetAddress
Создадим каталог для хранения файлов подписей пользователя и скопируем в него файлы шаблонов:
New-Item -Path "$PathSignature\$User" -ItemType Container –Force
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureTemplates\$FileName.$Ext" "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}
Затем с помощью функции replace заменим данные в шаблонах на данные пользователя из AD:
foreach ($Ext in $FileExtension)
{
(Get-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext") | Foreach-Object {
$_`
-replace "@NAME", $AD_user.Description `
-replace "@DESCRIPTION", $AD_user.title `
-replace "@COMPANY", $AD_user.Company `
-replace "@STREETADDRESS", $AD_user.StreetAddress `
-replace "@POSTALCODE", $AD_user.PostalCode `
-replace "@CITY", $AD_user.City `
-replace "@OFFICEPHONE", $AD_user.OfficePhone `
-replace "@EMAIL", $AD_user.Mail `
-replace "@WEBSITE", $AD_user.Homepage `
} | Set-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}
Осталось скопировать файлы с шаблонами подписей в каталог, в котором Outlook 2010 / 2013 / 2016 хранит подписи %APPDATA%\Microsoft\Signatures (C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures).
foreach ($Ext in $FileExtension)
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext" "$AppSignatures\$User.$Ext"
write-host "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
write-host "$AppSignatures\$User.$Ext"
}
Чтобы при запуске Outlook использовал созданные файлы с шаблонами подписей, нужно
- Удалить параметр First-Run в ветке HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Версия Office>\Outlook\Setup
- В ветке HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\< Версия Office>\Common\MailSettings создать два строковых параметра с именами NewSignature и ReplySignature , в которых будет содержаться имя шаблона с подписью (в нашем примере имя шаблона соответствует имени учётной записи в AD)
Соответственно, для работы с разными версиями MS Office нужно добавить такой код:
#Office 2010
If (Test-Path HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0") {
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings" -Name "ReplySignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
}
#Office 2013
If (Test-Path HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0") {
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings" -Name "ReplySignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
}
Осталось назначить данный PowerShell скрипт на однократный запуск с помощью Group Policy Preferences при входе пользователя в систему. В результате при запуске Outlook автоматически будет использовать сформированную электронную подпись для отправляемых писем (на первом рисунке статьи приведен пример такой автоматически сформированной подписи).
Несколько советов .
Если вы тот человек, который каждый день отправляет кучу писем по электронной почте, то скорее всего вам надоело указывать свои контактные данные в конце письма. Это легко исправить, установив приложение Outlook (если его нет в пакете офисных приложений). Затем просто редактируем подпись, после чего к концу письма этот документ прикрепляется автоматически.
На создание подписи у вас уйдет гораздо меньше времени. Так как на печатание контактов в конце письма занимает достаточное время и постепенно начинает надоедать.
Рассмотрим основные функции приложения и секреты к различным версиям Microsoft Outlook.
Данная программа может выполнять следующие:
- создавать личные списки адресов;
- производить массовую рассылку сообщений;
- поддержка баз данных (заметки, адреса, телефоны);
- планировать график дел;
- хранить и вести списки контактов;
- управлять электронной почтой.
Состоит из таких компонентов, как календарь, контакты, заметки, дневник задачи, сводки, .
Настраиваем Outlook 2007
- Запускаем программу и в верхнем меню выбираем раздел «Сервис». В самом конце списка находим «Параметры».
- Теперь выбираем пункт посередине «Сообщение». И справа ищем кнопку «Подписи».
- Кликаем «Создать» и вводим необходимый текст, придаем нужный вид (можно менять шрифт, цвет).
- Для автоматического добавления ко всем сообщениям справа укажите свой адрес и настройте параметры вставки. Отметьте созданную подпись в пункте «Новое сообщение».
- Сохраняем изменения, нажав кнопку «ОК».
- Возвращаемся в главный интерфейс электронной почты. Щелкаем по иконке «Создать сообщение».
- В открытом окне мы увидим новое сообщение с созданной подписью.
На заметку! Для вставки подписи вручную не выставляйте в окне «новое сообщение», созданную подпись. При создании нового сообщения достаточно кликнуть по иконке «Подпись» и выбрать созданную подпись.
Подпись в Outlook 2010
- Запускаем приложение через «Пуск» или кликнув по ярлыку на рабочем столе.
- В самом верху щелкаем по первому пункту «Файл», в нем спускаемся в «Параметры».
- Затем слева ищем «Почта» и внутри данной вкладки кнопка «Подписи».
- Теперь проделываем такие же действия, как и для версии 2007 года.
Outlook 2013 — создаем личную подпись
- Запускаем Microsoft Outlook.
- Открываем раздел «Файл» (в верхнем меню) и снова спускаемся в «Параметры».
- Снова открываем «Почта» и кликаем по кнопке «Подписи».
- Далее снова смотрим последний пункт из версии 2007. К тому же есть возможность добавления гиперссылок (например, на ваш личный блог или сайт компании), а так же визитных карточек.
Видео — Как добавить подпись в Outlook 2013
Версия Outlook 2016 года
На заметку! Если вы не хотите устанавливать автоматическое прикрепление к новым сообщениям, то не заполняйте свою учетную запись. Просто будете устанавливать вручную, нажав на кнопку «Подпись» в новом сообщении.
Добавление картинки в подпись
В личную подпись можно вставить не только картинку, но и визитную карточку или гиперссылку.
Чтобы установить картинку, нужно:
Видео — Как вставить подпись с картинкой и ссылкой на сайт Outlook 2016
Проблемы с кнопкой «Подпись»
Бывают ситуации, когда кнопка не хочет работать. Решить данную проблему можно, переустановив пакет Microsoft Office. Но если таким путем решить проблему не удалось, то заходим в «Редактор реестра»:
- Используем комбинацию «Win»+»R» и вводим в строку значение — «regedit».
- Можно облегчить себе задачу, нажав комбинацию «Ctrl»+»F» и вбиваем в поиск — «LocalServer32».
- Если не получается, то переходим вручную: раскрываем «HKEY_LOCAL_MACHINE».
- Далее двигаемся к «SOFTWARE», затем «Classes».
- Если у вас система x32, то нужно раскрыть «Wow6432Node», а потом двигаться к «CLSID» (в x64 сразу к этой).
- Затем в разделе «0006F03A-0000–0000-C000–000000000046» находим нужную нам папку.
- В данной папке должно находится 2 элемента, открываем их по очереди и каждое значение устанавливаем — «C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe». Сохраняем кнопкой «ОК».
Немного о дополнительных возможностях Outlook
Читайте подробную инструкцию, как включить автоответ, в нашей новой статье —
Некоторые функции называют «дополнительными» просто из-за того, что они используются реже других. Мы сейчас рассмотрим некоторые из них:
- с помощью этой программы можно настраивать работу всего предприятия для доступа к общим ресурсам;
- через свою учетную запись вы можете получать и отправлять факсы;
- это приложение можно использовать как поисковую систему, причем не только его элементов, но и любые файлы в системе устройства;
- возможность архивирования, а также сохранения в каком-либо формате;
- наконец, существует возможность использования других программ Mocrosoft Office вместе в Outlook.
Видео — Как сделать подпись в Outlook 2016
Александр Мокрушин 04 июня 2013 г. 00:00
В этом посте я затрону практический, прикладной вопрос: как можно использовать популярный почтовый клиент Microsoft Outlook 2010 для обмена документами с электронной подписью. Это может быть полезно для .
Outlook использует протокол S/MIME для шифрования и подписи сообщений с помощью открытого ключа. S/MIME обеспечивает аутентификацию, целостность сообщения, сохранение авторства и безопасность данных (посредством шифрования).
Чтобы подписать сообщение усиленной квалифицированной электронной подписью, применение которой предусмотрено для обмена документами по вопросам лицензирования, одного Outlook недостаточно. Для создания и проверки электронной подписи нам также понадобится сертифицированное средство электронной подписи, например КриптоПро CSP.
В соответствии с ГОСТ Р 34.10-2012 установка сертифицированного средства криптографической защиты информации позволяет использовать Microsoft Outlook 2010 с российскими криптографическими алгоритмами.
Также необходимо получить квалифицированный сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре. Для этого потребуется личное присутствие и паспорт. Сертификат и ключи электронной подписи запишут на сертифицированный электронный носитель - электронную карту или флеш-накопитель.
При наличии установленных квалифицированного сертификата и средства криптографической защиты можно будет подписать сообщение.
Чтобы настроить Outlook для подписания сообщений, необходимо произвести действия, описанные в следующем алгоритме:
1. Открыть «Параметры Outlook» - пункт меню Файл-Параметры .
2. В закладке «Центр управления безопасностью» нажать на кнопку Параметры центра управления безопасностью .
3. Перейти на закладку «Защита электронной почты» и нажать на кнопку Параметры .
Откроется окно «Изменение настройки безопасности»:
4. Заполнить поле Имя конфигурации .
5. Нажать на кнопку Выбрать , находящуюся рядом с полем Сертификат подписи .
6. Указать свой личный сертификат закрытого ключа и нажать ОК .
7. Установить флажок Передавать сертификаты сообщением в окне «Изменение настройки безопасности» и нажать ОК .
Чтобы создать подписанное сообщение в Microsoft Outlook 2010, сделайте следующее:
1. Нажать на кнопку Создать сообщение на вкладке Главная .
2. Выбрать получателя сообщения в поле Кому и указать тему сообщения.
3. Нажать на кнопку Вложить файл в группе «Включить» и выбрать необходимые файлы, чтобы прикрепить к письму файлы-вложения.
4. Перейти на закладку «Параметры» и нажать на кнопку Подписать в группе «Разрешение»:
5. Нажать на кнопку Отправить .
Подписанное сообщение будет отправлено указанному адресату.
Если кнопка Подписать не отображается, необходимо проделать следующие действия:
1. На закладке «Параметры» в группе «Дополнительные параметры» нажать на кнопку вызова диалогового окна «Свойства»:
2. Нажать на кнопку Параметры безопасности и установить флажок Добавить в сообщение цифровую подпись в открывшемся окне «Свойства безопасности».
